Vaikka digimaailman vanhukselle, sähköpostille heitellään jo hyvästejä, kannattaa sen käyttöön yhä kiinnittää huomiota. Kokosin yhteen kolme pahinta sähköpostin otsikkomokaa.
1) Otsikko ei houkuttele lukemaan
Tärkeän sähköpostin kirjoittamisessa haastavinta on varmasti keksiä huomiota herättävä ja kiinnostava otsikko. Haasteellisinta se on silloin kun vastaanottaja on tuntematon, aihe on outo tai yrität saada vastaanottaja reagoimaan viestiisi, esimerkiksi vastaamaan kyselyyn tai haastattelupyyntöön. Tällöin kannattaa miettiä mikä juju houkuttelisi vastaanottajan vähintään avaamaan sähköpostin. Uskon, että vastaanottajan arvostaminen kannattaa aina. Esimerkiksi haastattelua pyytäessä kannattaa mieluummin otsikoida viesti “asiantuntijahaastattelu” kuin “tutkimushaastattelu“.
2) Koko viesti otsikkokentässä
Okei, koko viestin sisällyttäminen otsikkokenttään voi nopeuttaa lukemista ja vastaanottaja voi välttyä yhden sähköpostin avaamiselta. Otsikkoteksti ei kuitenkaan aina näy kokonaisuudessaan, jolloin viesti voi olla hyvinkin sekava. Tällaisten “tänään kokous klo 14 salissa x” otsikoitujen viestien saapuessa olisin itse valmis marssimaan saliin x kertomaan miksi sosiaalinen media tosiaan voi helpottaa ja nopeuttaa kommunikaatiota työyhteisöjenkin sisällä.
3) Ei lainkaan otsikkoa
Hehheh, näinkin voi käydä. Joillekin moka voi sattua jopa työhakemusta lähetettäessä (kröhöm). Tärkeää sähköpostia kirjoitettaessa kannattaakin tekstikentän sisällön tarkistamisen jälkeen uudestaan tsekata otsikko, sen olemassaolo ja uudelleen kohta 1) kiteyttääkö otsikko viestin sisällön ja houkutteleeko se vastaanottajan avaamaan viestin.
Näillä huomioilla toivotan sähköpostille kunnioitettavaa eläke-ikää.
Tuukka Rantamäki
Kristiina Sofia Tolvanen
Noora Kykkänen
Moikka Kristiina,
Minulla on tapana kirjoittaa vastaanottajan osoite viimeisenä, jotta en vahingossa lähetä viimeistelemätöntä postia. Tämä ei toimi, jos vastaa jonkun postiin.
Toinen vaihtoehto on lisätä vastaanottajan osoitteen perään jonkin merkki, joka estää viestin toimittamisen. Siis “rikkoa” osoite tarkoituksella. Esim. lauri@menestyminen.fiä. Jos nyt lähetät viestin vahingossa, se palautuu takaisin, koska sitä ei voitu toimittaa. Elämän pieniä niksejä vanhuksen kanssa elämiseen =)
Minulla meni käpy tässä taannoin kehnosti strukturoituihin sähköposteihin ja kirjoitin avoimen kirjeen kaikille postin lähettäjille: http://www.menestyminen.fi/2011/09/28/9-periaatetta-sahkopostin-lahettajalle/ Kuulisin mielelläni kommenttisi periaatteista.
Terveisin,
Lauri
Kiitos nikseistä ja linkkivinkistä Lauri, ehdottomasti hyviä pointteja! Selkeys on minunkin mielestäni kultaa vanhuksen kanssa työskennellessä. Kiertely ja kaartelu on aikaa vievää, siksi suosikkejani ovat erityisesti kohdat 5 Tiivistä ja 8 Call for action. Mielestäni myös soiton tai jonkun muun suoran viestintävälineen käyttö unohdetaan liian usein sähköpostin vaihtoehtona.
Kuten omasta postauksestani voi arvata, olen kohdan 3 Otsikoi informatiivisesti, kanssa hieman eri mieltä. Itseäni häiritsee jos koko viestin asia sisällytetään otsikkokenttään. Usein otsikko ei näy kokonaan (paitsi jos käyttää esim. Outlookin pop-up ikkunoita), jolloin puolet informaatiosta jää ensisilmäyksellä saamatta. Ja jos viestin avaa, silmä etsii tietoa tekstikentästä, ei enää otsikkokentästä. Näin ollen itse suosisin tässä otsikkotapauksessa vaihtoehtoa: Seuraava tiimipalaveri. Makuasia?
Päivitysilmoitus: Tieto on valttia | Kohina